Met deze 8 tips moet het lukken

Efficiënt vergaderen

Vergaderingen, overleg, meetings … hoe je het ook noemt, ze zijn niet weg te denken uit je onderneming. Efficiënte vergaderingen helpen de workflow en het teamwerk immers vooruit. Een goeie vergadering kan op heel wat vragen een antwoord bieden. Of … dat zou toch moeten. Want in de praktijk loopt het vaak anders. Heel vaak hoor ik dezelfde klachten terugkeren: de vergadering kwam niet tot een besluit, mensen waren niet voorbereid, Eddy van de boekhouding hield een monoloog van een kwartier, er was geen duidelijke agenda enz.

Daarom deze 8 tips om je vergadering efficiënt en nuttig te houden. Gebruik ze als voorzitter van de vergadering of als deelnemer. Welke pet je ook op hebt, je hebt het recht om bepaalde zaken te eisen of te vragen tijdens, voor of na een vergadering.

1. Stel een concrete agenda op

Wat gaan we precies behandelen? Dat staat duidelijk in de agenda. Elke agendapunt is dan best nog eens gedetailleerd.

2.  Vraag bij de uitnodiging een schriftelijke voorbereiding.

Zit er geen schriftelijke voorbereiding bij de uitnodiging? Vraag er dan één. Of maak er 1. Het laat de ruimte voor improvisatie beperkt en houdt de vergadering efficiënt.

3. Elimineer het punt «Varia»

Als je punt 1 en punt 2 volgt, dan is "varia" onbestaande. Een goeie agenda is gedetailleerd, "varia" is dat niet. Er zijn geen voorbereidingen voor het punt varia. Iedereen zou zich bevoegd voelen punten naar voren te brengen waar niemand zich op voorbereidde. Met andere woorden, "varia" is alles waar een goed georganiseerde en productieve vergadering niet voor staat. Mijn advies? Schrappen!

4. Maak een actieplan en verdeel het onmiddellijk

Sluit de vergadering af met een actieplan. Wat gaan we doen? Hoe gaan we het doen? Per agendapunt neem je een beslissing over welke actie er moet gebeuren. Al die beslissingen gooi je in een actieplan dat je al meteen kan evalueren op de volgende vergadering.

5. Begin en eindig op tijd

Timing is heilig. Respecteer ze dan ook. Als iedereen zich inspant om ruimte in zijn agenda te reserveren, dan is het minste wat je kan doen op tijd beginnen of eindigen. Op tijd beginnen wil ook zeggen dat je niet opnieuw begint voor laatkomers. Op tijd eindigen houdt in dat je de deelnemers geconcentreerd houdt. Uitlopende meetings zwakken de concentratie af en (je hoort me al komen) en zijn nefast om efficiënt te vergaderen.

6. Blokkeer stoorzenders

Smartphones die rinkelen, een beamer die niet klaarstaat, te weinig stoelen … allemaal stoorzenders die de schwung uit de vergadering halen en ons van ons doel afleiden. En dat doel is: focussen op de agenda om zo snel mogelijk resultaat te krijgen.

7 . Weg met de tafelrondes

Wil je iedereen actief in je vergadering betrekken en de aandacht scherp houden? Laat de deelnemers dan in een willekeurige volgorde aan het woord. Dat houdt ze scherp en gefocust. Vermijd dus die klassieke tafelrondes waarbij iedereen om de beurt het woord neemt.

8. Ban de vloek van het laatste punt

Staat jouw punt als laatste op de agenda? Grote kans dat het niet de aandacht krijgt die het verdient. Maar als je de vorige tips hebt gevolgd, hoeft dat niet zo te zijn. Er zal immers geen tijdsdruk zijn en iedereen respecteert de agenda zoals het hoort. Meer nog. Het laatste punt kan ook het spannendste zijn, waardoor de aandacht zeker niet zal verslappen.

 

Efficiënt vergaderen is maar 1 onderdeel van een goed management.
We helpen je graag met andere zaken.
Kijk even naar onze training.