Suivez ces 8 conseils et tout ira bien

Se réunir efficacement

Réunions, concertations, meetings... Peu importe le nom que vous leur donnez, elles font partie de la vie de votre entreprise. Des réunions efficaces sont en effet bénéfiques pour le flux de travail et le travail en équipe. Une bonne réunion peut apporter une réponse à de nombreuses questions. Enfin... elle devrait en principe. Car dans la pratique, cela se passe souvent autrement. J'entends souvent les même plaintes : la réunion n'a débouché sur aucune décision, les participants n'étaient pas préparés, Eddy de la comptabilité a tenu un monologue d'un quart d'heure, il n'y avait pas d'ordre du jour clair, etc.

Nous vous proposons donc ces 8 conseils pour organiser des réunions efficaces et utiles. Utilisez-les en tant que président(e) de la réunion ou comme participant(e). Quelle que soit votre casquette, vous avez le droit d'exiger ou de demander certaines choses avant, pendant ou après une réunion.

1. Établissez un ordre du jour concret

Qu'allons-nous aborder précisément ? Cela doit figurer clairement sur l'ordre du jour. Veillez également à détailler chaque point.

2. Demandez une préparation écrite lors de l'invitation

Il n'y a pas de préparation écrite avec l'invitation ? Demandez-en une. Ou faites-en une. Cela laisse moins de champ à l'improvisation et permet d'organiser une réunion efficace.

3. Supprimez le point « Divers »

Si vous avez suivi les points 1 et 2, un point « Divers » ne sera pas nécessaire. Un bon ordre du jour est détaillé, il n'est pas « divers ». Il n'y a pas de préparation pour le point « Divers ». Tout le monde se sentirait autorisé à proposer des sujets que personne n'a préparés. En d'autres termes, le point « Divers » est tout le contraire d'une réunion bien organisée et productive. Mon conseil ? Supprimez-le !

4. Rédigez un plan d'action et distribuez-le immédiatement

Clôturez la réunion avec un plan d'action. Qu'allons-nous faire ? Comment allons-nous le faire ? Pour chaque point à l'ordre du jour, décidez de l'action à réaliser et reprenez toutes ces décisions dans un plan d'action que vous pourrez évaluer dès la prochaine réunion.

5. Commencez et terminez à temps

Le timing est sacré. Respectez-le. Si tout le monde fait l'effort de réserver de la place dans son agenda, le moins que vous puissiez faire est de commencer et de terminer à temps. Commencer à l'heure prévue signifie aussi que vous ne repreniez pas au début pour les retardataires. Terminer à temps vous permet également de garder les participants concentrés. Les meetings qui tirent en longueur réduisent la concentration et (vous me voyez venir) ne favorisent pas une réunion efficace.

6. Bloquez les éléments perturbateurs

Les smartphones qui sonnent, un vidéoprojecteur pas prêt, pas assez de chaises... Autant d'éléments perturbateurs qui affectent la dynamique de la réunion et nous détournent de notre but. Ce but étant de se concentrer sur l'ordre du jour pour obtenir des résultats le plus rapidement possible.

7. Oubliez les tables rondes​​​​​​​

Si vous voulez impliquer activement tous les participants et garder leur attention, donnez-leur la parole dans un ordre aléatoire. Ils resteront ainsi attentifs et concentrés. Évitez donc les tables rondes classiques au cours desquelles tout le monde prend la parole à tour de rôle.

8. Conjurez la malédiction du dernier point​​​​​​​

Le thème que vous voulez aborder est le dernier à l'ordre du jour ? Il y a de grandes chances qu'il n'obtienne pas l'attention qu'il mérite. Mais si vous avez suivi les conseils précédents, cela ne devrait pas arriver. Vous ne serez en effet pas pris par le temps et tout le monde respectera l'ordre du jour. Mais ce n'est pas tout : le dernier point peut également être le plus captivant, si bien que l'attention ne se relâchera certainement pas.

 

Se réunir efficacement n'est qu'un élément d'un management de qualité.

Nous nous ferons un plaisir de vous aider pour d'autres aspects.

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